Aus Meetings und Notizen wird Wissen

Im Remote-Alltag entstehen viele Meetings. Und in diesen Meetings steckt enorm viel Wissen: Entscheidungen, Begründungen, halbe Zusagen, offene Fragen und Zwischentöne.

Früher hatte ich dabei im Grunde nur zwei Möglichkeiten: zuhören oder mitschreiben. Beides gleichzeitig funktionierte nie wirklich gut. Wer mitschreibt, denkt nicht mehr vollständig mit. Wer mitdenkt, verliert einen Teil der Details.

Diesen Part übernimmt heute Fireflies. Das Tool zeichnet Meetings auf, erstellt ein Transkript und fasst das Gespräch anschließend zusammen.

Der unmittelbare Effekt wirkt zunächst unspektakulär, ist für mich aber enorm wertvoll: Ich kann mich im Meeting wieder vollständig auf das Gespräch konzentrieren, statt parallel ein Protokoll zu führen. Die Rolle des nebenberuflichen Mitschreibers fällt weg.

Moderne AI Meeting Assistants können inzwischen erstaunlich viel. Sie unterscheiden Sprecher, leiten aus Gesprächen Action Items ab und versuchen, das Wesentliche von Nebendiskussionen zu trennen.

Man sollte trotzdem wissen, wo ihre Grenzen liegen.

Automatische Zusammenfassungen glätten Gespräche. Manchmal verschwindet dabei genau jene beiläufige Bemerkung, die sich später als entscheidend herausstellt. Und weil Gespräche aufgezeichnet werden, ist Datenschutz kein Nebenthema. Wer Meetings mitschneidet, trägt die Verantwortung dafür, dass alle Beteiligten informiert sind und der Aufzeichnung zustimmen.

Für mich ist das Transkript ohnehin nicht das Ziel. Es ist lediglich der Ausgangspunkt.

Ein Transkript, das in irgendeinem Tool abgelegt und anschließend nie wieder geöffnet wird, ist fast so wertlos wie ein Meeting, an das sich niemand erinnert. Der eigentliche Wert entsteht erst im nächsten Schritt: wenn die Informationen weiterverarbeitet werden und dort landen, wo sie langfristig erhalten bleiben.

Genau an diesem Punkt kommt das nächste Werkzeug ins Spiel.

Obsidian ist mein digitales Gehirn. Das klingt zunächst größer, als es ist – und trifft es dennoch ziemlich gut.

Dort landet nicht nur Dokumentation, sondern Wissen. Und das ist ein wichtiger Unterschied.

Dokumentation beschreibt, was ist. Wissen hält zusätzlich fest, warum etwas so ist und wie es mit anderen Dingen zusammenhängt.

Ein großer Teil dieser Informationen fließt automatisch in Obsidian ein. Fireflies liefert beispielsweise Meeting-Zusammenfassungen. Hinzu kommen Entscheidungen, Projektnotizen, Produktwissen, Ideen und persönliche Erkenntnisse.

Stück für Stück entsteht daraus eine Wissensdatenbank, die mit jeder Woche dichter und wertvoller wird.

Gerade bei komplexen Produkten ist das enorm hilfreich. Wer schon einmal versucht hat, sechs Monate später zu rekonstruieren, warum ein Feature genau so und nicht anders gebaut wurde, kennt das Problem: Das Wissen war einmal vorhanden – und ist dann verdunstet.

Es steckte in einem Chat, in einem Kopf oder in einem Meeting, an das sich später niemand mehr genau erinnern konnte.

In der Produktivitätswelt gibt es dafür einen passenden Begriff: Second Brain. Gemeint ist ein zweites Gedächtnis außerhalb des eigenen Kopfes – ein System für Personal Knowledge Management.

Obsidian ist dafür besonders geeignet, weil es nicht nur mit einer linearen Ordnerstruktur arbeitet, sondern mit Verknüpfungen. Über bidirektionale Links entsteht ein Wissensnetz, in dem Notizen aufeinander verweisen und Zusammenhänge sichtbar werden, an die man beim ursprünglichen Schreiben vielleicht noch gar nicht gedacht hat.

Informationen müssen dadurch nicht immer wieder neu gesucht werden. Sie liegen bereits verbunden vor.

Der eigentliche Hebel entsteht jedoch erst durch KI. Eine solche Wissensbasis lässt sich inzwischen nicht mehr nur nach einzelnen Stichwörtern durchsuchen, sondern nach Bedeutung.

Aus einem Archiv wird dadurch ein Gesprächspartner, der auf alles zurückgreifen kann, was ich zuvor festgehalten habe.

Genau deshalb ist Obsidian für mich kein gewöhnliches Notizprogramm, sondern ein echter Wissensspeicher. Und es besitzt eine Eigenschaft, die bei Software selten geworden ist: Je länger ich damit arbeite, desto wertvoller wird es.

Viele Tools sind am ersten Tag besonders attraktiv und werden später zur Belastung. Bei Obsidian ist es umgekehrt. Wissen, das über Jahre sauber dokumentiert und miteinander verknüpft wird, ist einer der wenigen Wettbewerbsvorteile, die sich nicht kurzfristig einkaufen lassen.

So entsteht mit der Zeit ein echter Wissensspeicher. Aber ein Speicher ist nur so wertvoll wie das, was ihn nutzt. Genau da kommt der eigentliche Motor ins Spiel – darum geht es im dritten Teil.